PRINCE Foundation – o teorii w praktyce

30 marca 2014 r. dołączyłem do szerokiego grona osób, które mogą pochwalić się zdanym egzaminem z popularnego „princa”. I etap osiągnięty. Czy będą kolejne? W obecnej chwili raczej nie skłaniam się do sięgania po kolejne certyfikaty, ale za jakiś czas – kto wie? I etap oznacza właściwy poziom przyswojenia teorii. Książka przewertowana, teraz zostaje tylko praktyczne sprawdzenie swoich umiejętności oraz nabytej wiedzy. Tutaj rodzi się pytanie o nowoczesność tej metodyki. Czy warto stosować coś, co staje się niemodne, zbyt konserwatywne i „rozlazłe” względem popularnych systemów z rodziny agile? Moim zdaniem: tak.

 

Sprintem czy notatką?

Po pierwsze, wśród popularnych metodyk nie ma -moim zdaniem- lepszych i gorszych. Sama ich popularność świadczy o tym, że sprawdziły się w praktyce. Decydując się na konkretną musimy przeanalizować wiele przesłanek: zakres projektu, liczbę członków zespołów, kulturę pracy i systemy wdrożone w danej firmie, etc. etc. Jestem jak najdalej od stawiania młodszych metodyk (np.: Scrum) przed starszymi typu Prince czy PMI. Osoby, które bezdyskusyjnie wierzą w prymat tych pierwszych nie zrozumiały do końca idei np.: takiego prince’a, który jasno artykułuje paradygmat: metodyki nie stosuje się aby zrealizować jej teoretyczne aspekty w 100%, tylko aby zrealizować…projekt. Wielu kierowników projektów zgubiło  ślepe trzymanie się podręcznikowych wytycznych. Tonęli w notatkach, raportach, zagadnieniach, odstępstwach itp. itd.

Nowoczesne tzw. zwinne metodyki są odpowiedzią na „skostniałe”, pełne zasad i wytycznych systemy z lat80-90. Jeżeli ktoś lubi „szamańskie” podejście – proszę bardzo. Mnie osobiście nie kręcą historyjki, świnki, kurczaki i 10 minutowe pogadanki przy kawie.Tym niemniej wiem, że są one skuteczne i przy nie jednym projekcie okazały się efektywniejsze od klasycznych metodyk. Co kto lubi. Obecnie widać wyraźnie podział na administrację publiczną, której odpowiada Prince oraz sektor prywatny, naturalnie ciężący do zwinnych, mniej formalnych rozwiązań. Niewątpliwie jedną z zalet Prince 2 jest to, że I etap certyfikacji jest bezterminowy (nie trzeba odnawiać go po 3-5 latach);). Polecam skorzystanie z możliwość zdobycia tego certyfikatu – bardzo dobre zajęcia organizuje firma Altkom. Ponadto, jeżeli wcześniej nie mieliście przyjemności uczęszczać na studia z zarządzania projektami to warto rozważyć taki krok. Uniwersalna, praktyczna wiedza, która jest nie tylko potrzebna na rynku pracy, ale również przydaje się w codziennym życiu. Mówiąc wprost: dzisiaj każda firma robi projekty – bez względu na branżę, liczy się profesjonalne podejście do zagadnień, problemów i osiągania celów.

Czas – niedoceniony zasób

W chwili obecnej mogę o wiele głębiej przeanalizować relacje pomiędzy wiedza teoretyczną a doświadczeniem życiowym. Od 6 lat biorę udział w rożnego rodzaju projektach i bardzo często jestem świadkiem powtarzalności pewnych zagadnień -problemów. Dzisiaj skupię się na jednym z nich – na czasie. Oczywiście teoria poświęca temu zasobowi wiele uwagi, opisując problemy i tendencje w zespołach (prokrastynacja, itp.), ale nie w tym rzecz. Moim zdaniem czas jest bardzo często traktowany po macoszemu. Niemal pełna uwaga zarządzających skupia się na jakości, kosztach (rozumianych bardzo bezpośrednio) niwelując czas do deadline’ów. A co pomiędzy nimi? Pustka.

Podejmując się realizacji projektu naprawdę warto jest określić zakres decyzyjny. Prince opisuje to pięknie słowem tolerancji. To co się mieści w jej ramach należy do szczebla średniego – góra nie interweniuje. A jak jest w praktyce? Oto kilka błędów, z jakimi miałem okazję się zetknąć – osobiście, jak i poprzez opowieści moich znajomych:

  1. Schodzenia z decyzjami do poziomu „pierdu…ek – niuansów;)  – szczebel wyższy (odpowiednik komitetu sterującego), decyduje np.: o kolorze ramek w ramach projektu graficznego ulotki, która stanowi dodatek do np.: wielkiej kampanii w TV (to teoretyczny przykład, opisujący realne zdarzenie). Dyskusje trwają 4-5 dni, bo mamy 3 osoby z różnym poziomem estetyki. Pracownicy i Wykonawca czekają na wyniki bardzo „ważnych” rozmów, bo powiedzmy, że ulotka ma iść do składu i druku razem z plakatami oraz broszurami. Życie. Stracony czas na kark Wykonawcy – albo się ogarnie, albo dowalimy karę umowną.
  2. Brak decyzji – często zdarza się tak, że osoba, która jest w swojej tolerancji nie chce podejmować decyzji. Troska o własne 4 litery w dobie kryzysu uzasadniona. Co w takim wypadku się robi z takim „gorącym kartofelkiem”, który może sparzyć nasze siedzenie? Wysyła oficjalnego maila z pytaniem, szczegółowym opisem zagadnienia, komentarzem itp. Czekamy 2-3 dni bo przy popularności takiego podejścia skrzynka tzw. „góry” jest wręcz gorąca od pytań i problemów. Jeżeli wcześniej nie ustalono formy takich pytań dodatkowo czas traci zwykły menadżer lub pracownik pisząc na zlecenie tego pierwszego cały elaborat, który zostanie przez „górę” sprawdzony do 2-3 zdań.
  3. Brak zaufania – właściwie wypadkowa 2 powyższych, które z obu stron uderzają w efektywność pracy organizacji. Ten czynnik godzi nie tylko w czas realizacji, ale również atmosferę w zespole, czyli coś co bez względu na metodykę jest na wagę złota. Dobrze zgrany zespół to wg mnie +30% do skrócenia czasu realizacji, podbicia jakości, wzrostu kreatywności.
  4. Iteracyjność zapętlona – wiele razy zdarzyło mi się słuchać narzekań kolegów programistów, jak to produkty cząstkowe są zwracane przez Zamawiającego (a przepraszam, w sektorze prywatnym: klienta) albo – co gorsza- samego kierownika projektu z powodu błahych usterek, które mogłyby być naprawione w kolejnym etapie (np.: przy 800% powiększeniu ramka wychodzi o 1 piksel) lub zupełnie wydumanych problemów (czy ten kształt prostokąta ma mieć kąty proste czy zaokrąglone? Jak to wpłynie na odbiór ogółu społeczeństwa? Jakie są zagrożenia a jakie szanse?Potrzebna analiza!). Kolejne zwroty, kolejne próby stworzenia czegoś jeszcze lepszego, co de facto nie ma żadnej wartości dodanej.Tracimy czas. Dużo czasu.

Oczywiście to nie wszystkie kwestie związane z marnotrawieniem jednego z najcenniejszych zasobów, który jest bardzo ważny nie tylko w obrębie projektu (pracy), ale przede wszystkim naszego życia prywatnego. W tym drugim ujęciu jest to zasób nieodnawialny. O ile ktoś może nam dać więcej ludzi, więcej kasy, więcej sprzętu, o tyle czasu naszego życia nie zwróci nam nikt.

 

 

 

 

 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *